Datganiadau Preifatrwydd Gwasanaeth Cofrestru
Mae'r polisi hwn yn egluro sut mae'r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio a beth yw eich hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth honno.
Mae gwybodaeth bersonol a gesglir gennych er mwyn cofrestru digwyddiad yn ofyn cyfreithiol. Y brif ddeddfwriaeth sy'n llywodraethu'r broses o gasglu gwybodaeth cofrestru yw:
- Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953
- Deddf Priodas 1949
- Deddf Partneriaeth Sifil 2004
Dan y deddfau hyn, a darnau eraill o ddeddfwriaeth, efallai y bydd gofyn cyfreithiol arnoch i ddarparu darnau penodol o wybodaeth. Os byddwch yn methu â darparu'r wybodaeth y mae angen i chi ei rhoi i ni, gallwch wynebu dirwy ymysg pethau eraill, neu efallai na allwn ddarparu'r gwasanaeth yr ydych yn gwneud cais amdano i chi, megis priodas neu bartneriaeth sifil.
Gall gwybodaeth bersonol gael ei chasglu gennych hefyd os ydych yn gwneud cais i'r swyddfa hon, er enghraifft, am dystysgrif neu er mwyn cywiro gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn cofnod cofrestr.
Bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei dal a'i phrosesu gan swyddogion cofrestru ar gyfer y rhanbarth gofrestru hon.
Y cofrestrydd arolygol yw'r rheolydd data ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau a marwolaethau a gellir cysylltu ag ef drwy’r Swyddfa Gofrestru, Cyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, Gwynedd LL55 1SH.
Yr awdurdod lleol yw'r rheolydd data ar gyfer cofrestriadau partneriaethau sifil a gellir cysylltu â'r awdurdod drwy Swyddfa Gofrestru, Cyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, Gwynedd LL55 1SH.
Mae Cofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr yn rheolydd data ar y cyd ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau, marwolaethau a phartneriaethau sifil a gellir cysylltu ag ef yn Swyddfa'r Cofrestrydd Cyffredinol, Trafalgar Road, Southport, PR8 2HH.
Swyddog Diogelu Data:
Helen Parry,
Cyngor Gwynedd,
Stryd y Jêl,
Caernarfon,
Gwynedd
LL55 1SH
Yn unol â'r gyfraith, bydd y swyddfa hon yn darparu copi o unrhyw gofnod ar y gofrestr i unrhyw ymgeisydd, cyn belled â'u bod yn darparu gwybodaeth ddigonol i adnabod y cofnod dan sylw ac yn talu'r ffi briodol. Dim ond ar ffurf copi papur ardystiedig ("tystysgrif") y rhoddir y copi. Gellir gwneud cais am dystysgrif hefyd i'r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol.
Mae mynegeion ar gyfer digwyddiadau a gofrestrwyd yn y swyddfa hon ar gael yn gyhoeddus er mwyn helpu'r cyhoedd adnabod y cofnod cofrestru fyddant ei hangen. Mae mynegeion ar gael mewn llawlyfrau yng Nghyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, Gwynedd LL55 1SH.
Bydd copi o'r wybodaeth a gesglir gan swyddog cofrestru hefyd yn cael ei anfon at Gofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr er mwyn cadw cofnod canolog o'r holl gofrestriadau.
Gellir rhannu gwybodaeth gofrestru a gedwir yn y swyddfa hon gyda sefydliadau eraill wrth i ni gyflawni ein swyddogaethau, neu er mwyn galluogi eraill i gyflawni eu rhai hwy.
Byddwn yn rhannu gwybodaeth os oes sail gyfreithlon yn unig dros wneud hynny, am y rhesymau a ganlyn:
- Dibenion ystadegol neu ymchwil
- Dibenion gweinyddol gan gyrff swyddogol e.e. sicrhau bod eu cofnodion yn gyfredol er mwyn darparu gwasanaethau i'r cyhoedd
- Atal neu ganfod twyll, dibenion mewnfudo a phasbortau.
Ceir gwybodaeth bellach ar ddata a gedwir gan y gwasanaeth cofrestru a rhestr lawn o'r sefydliadau yr ydym yn rhannu data cofrestru â hwy, ar bwrpas a'r sail gyfreithlon dros rannu'r data yn Atodiad A. Fel arall, bydd staff yn y swyddfa yn gallu darparu'r wybodaeth.
E-byst
Os byddwch yn anfon e-bost atom efallai y byddwn yn cadw cofnod o'ch cyswllt, eich cyfeiriad e-bost a'r e-bost ar gyfer cadw cofnodion y trafodiad. Am resymau diogelwch, ni fyddwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth gyfrinachol amdanoch chi mewn unrhyw e-bost a anfonwn atoch, oni bai eich bod yn cydsynio i hyn.
Awgrymwn eich bod yn cadw cyn lleied â phosibl o wybodaeth gyfrinachol a anfonwch atom trwy e-bost ac yn defnyddio ein ffurflenni a'n gwasanaethau diogel ar-lein.
System archebu apwyntiad ac seremoni electronig
Rydym yn defnyddio system archebu ar-lein ar gyfer cofnodi apwyntiadau Genedigaethau, Marwolaethau, Priodasau a Dinasyddiaeth ac ar gyfer seremonïau priodas, partneriaeth sifil ac enwi ac ail-gadarnhau.
Cedwir data ar gyfer cyflawni'r apwyntiad. Gwneir archebion apwyntiad a seremoni ymlaen llaw ac fe'u gorffenir ar ôl i'r archeb gael ei chyflawni. Ar ôl hynny, dim ond at ddibenion ystadegol y defnyddir data ac i gyfeirio'n ôl ato os oes angen.
Natur y prosesu yw casglu'r data trwy ffurflenni ar-lein a lenwir gan gwsmeriaid (aelodau o'r cyhoedd), ffurflenni a lenwir gan weithredwyr canolfannau galwadau ar ran cwsmer ac o dan eu cyfarwyddyd neu gan aelod o staff y gwasanaeth cofrestru o dan y cwsmer cyfarwyddyd.
Pwrpas y prosesu yw galluogi'r gwasanaeth i drefnu'r apwyntiad neu'r seremoni briodol.
Y math o ddata y gallwn ei brosesu yn y system:
- Enwau
- Dyddiadau geni
- Dyddiadau marwolaeth
- Dyddiadau seremonïau,
- Cyfeiriadau, cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn,
- Statws priodasol
- Anableddau
- Cenedligrwydd
- Enwau hysbyswyr.
Mae data yn cael ei archifo a'i dynnu yn unol â Pholisi Cadw'r Gwasanaeth Cofrestru.
Arddangos Rhybuddion Priodas a Phartneriaeth Sifil yn Electronig
Rydym yn defnyddio arddangosfa ddigidol o hysbysiadau priodas a phartneriaeth sifil.
Cedwir data trwy gydol y cyfnod rhybudd. Ar hyn o bryd mae hynny'n 28 diwrnod ar gyfer priodas neu bartneriaethau sifil
Natur y prosesu yw casglu'r data trwy rybudd o briodas ac apwyntiadau partneriaeth sifil. Pwrpas y prosesu yw galluogi'r gwasanaeth i arddangos yr hysbysiadau fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Y math o ddata y gallwn ei brosesu yn y system:
- Enwau
- Dyddiadau geni
- Dyddiad y seremoni (ddim yn cael ei arddangos yn gyhoeddus)
- Rhyw
- Statws priodasol
- Galwedigaeth
- Man preswylio (ddim yn cael ei arddangos yn gyhoeddus mewn hysbysiad partneriaeth sifil)
- Cyfnod preswylio yn yr ardal
- Lleoliad y seremoni
- Cenedligrwydd.
Mae data yn cael ei archifo a'i dynnu yn unol â Pholisi Cadw'r Gwasanaeth Cofrestru.
Eich Hawliau (gan gynnwys Gweithdrefn Cwynion)
Mae gennych yr hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw amdanoch, i gael eich hysbysu pan fydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu a'i defnyddio, i gywiro gwybodaeth anghywir (os yw'r gyfraith yn caniatáu) ac i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae gennych yr hawl mewn amgylchiadau penodol i wrthwynebu i'ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu. Ni fydd eich gwybodaeth yn destun gwneud penderfyniadau awtomataidd.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynglŷn â'r broses o gasglu, defnyddio neu ddatgelu eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â Cofrestrydd Arolygol, Swyddfa Gofrestru, Cyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, Gwynedd LL55 1SH.
Mae gennych yr hawl i gwyno am y modd yr ydym yn trin eich gwybodaeth bersonol wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
https://ico.org.uk
Pa mor hir y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?
Manylion y cyfnodau cadw
Ni fyddwn yn cadw'ch gwybodaeth yn hirach nag sydd ei hangen neu lle mae'r gyfraith yn nodi pa mor hir y dylid cadw hyn. Byddwn yn cael gwared ar gofnodion papur neu'n dileu unrhyw wybodaeth bersonol electronig mewn ffordd ddiogel yn unol â Pholisi Cadw diffiniedig. Mae pa mor hir y mae Gwasanaeth Cofrestru Gwynedd yn cadw gwybodaeth yn cael ei bennu trwy ofynion statudol neu arfer gorau.
Cedwir gwybodaeth gofrestru am gyfnod amhenodol fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith.
- Cedwir gwybodaeth a gynhwysir mewn ceisiadau tystysgrif am 2 flynedd
- Cedwir gwybodaeth a gynhwysir mewn hysbysiadau o briodas neu bartneriaeth sifil am 5 mlynedd
- Mae manylion personol a gofnodir yn amserlenni apwyntiadau cyffredinol yn cael eu dileu flwyddyn ar ôl yr apwyntiad
- Mae manylion personol a gofnodwyd at ddibenion archebu seremonïau yn cael eu dileu flwyddyn ar ôl i'r seremoni gael ei chynnal neu i fod i gael ei chynnal
- Bydd gwybodaeth talu yn cael ei chadw am 7 mlynedd.