Mae'r datganaid hwn yn cadarnhau sut, a pha wybodaeth mae'r Gwasanaeth Plant a Gwarchod Teuluoedd yn ei ddal am unigolion. Mae'r Adran yn cadw gwybodaeth am unrhyw unigolun sydd wedi dod i gyswllt â’r Adran, boed hynny os ydynt yn derbyn gwasanaethau ar hyn o bryd neu eu bod wedi derbyn gwasanaethau yn y gorffennol.
Pam ydym yn casglu’r wybodaeth?
Rydym angen defnyddio gwybodaeth amdanoch chi er mwyn:
- asesu eich anghenion gofal cymdeithasol a thrafod y gwasanaethau sydd ar gael i gwrdd â’r anghenion hynny
- monitro eich cynnydd a gofal
- rhoi gofal a chymorth
- ymchwilio i honiadau o drosedd neu o gamdriniaeth
- ymchwilio i gwynion
- edrych ar ansawdd gwasanaethau
Mae darparu’r wybodaeth fwyaf sylfaenol yn fater sensitif. Mae gennych hawl gyfreithiol i ddisgwyl i unrhyw wybodaeth yr ydych yn ei ddarparu gael ei drin yn gyfrinachol a’i gadw’n ddiogel. Mae gan y Cyngor fesurau mewn lle sydd yn amddiffyn preifatrwydd yr unigolyn yn ystod y broses yma.
Cyfiawnhad dros Gasglu a Chofnodi Gwybodaeth Bersonol
Bydd Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd Cyngor Gwynedd yn casglu’r wybodaeth bersonol er mwyn diogelu a darparu cefnogaeth i blant o dan Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 ynghyd â unrhyw gyfeiriad at ddeddfau a rheoliadau eraill megis Deddf Plant 1989. Mae prosesu’r wybodaeth bersonol yma yn angenrheidiol i’r Adran:
- ar gyfer ymateb i anghenion Iechyd a Gofal Cymdeithasol.
- am ei fod yn ymgymryd â thasg sydd er budd cyhoeddus
Ni fydd yr Adran yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau awtomataidd neu broffilio.
Gwybodaeth y gallwn ei gasglu
- Dyddiad geni, enw, cyfeiriad, manylion teuluol,
- Manylion ffôn
- Cyfeiriad e-bost
- Rhif Yswiriant Gwladol (mewn rhai achosion)
- Rhif Cyfeirnod personol e.e. rhif Gwasanaeth Cymdeithasol, rhif Gwasanaeth Iechyd
- Sefyllfa ariannol e.e. incwm, gwariant, manylion banc
- Ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
- Record o gwynion blaenorol
- Adroddiadau diogelu
- Gwybodaeth feddygol
- Amgylchiadau personol e.e. statws llety
- Darlun o edrychiad, disgrifiad edrychiad ac ymddygiad
- Manylion iechyd corfforol a meddyliol
- Hil ac ethnigrwydd
- Credoau crefyddol
- Troseddau, achosion yn eich erbyn, canlyniadau a dedfrydau
Cedwir y cofnodion ar bapur neu ar gyfrifiadur. Cânt eu trin yn gyfrinachol a’u dal yn ddiogel bob amser.
Mae rhai mathau o wybodaeth yn sensitif e.e. iechyd, hil, ethnigrwydd, credoau crefyddol. Y sail gyfreithiol dros brosesu’r wybodaeth hon ydi oherwydd ein bod yn darparu gwasanaeth iechyd a gofal cymdeithasol.
Gyda phwy y byddwn yn rhannu’r wybodaeth
Mewn rhai amgylchiadau, bydd yn rhaid i’r Cyngor rannu eich gwybodaeth gyda phartneriaid allanol a thrydydd sector os yw’n berthnasol i’r ddarpariaeth gofal. Mae’r rhain yn cynnwys ond heb eu cyfyngu i’r canlynol:
- Adrannau eraill y Cyngor gan gynnwys yr Adran Addysg
- Cynghorau eraill
- Darparwyr trydydd sector
- Llywodraeth Cymru
- Adrannau’r Llywodraeth fel yr HMRC a’r DWP
- Yr Heddlu
- Asiantaethau Credyd
- Gwasanaethau Iechyd
- Y Gwasanaeth Prawf
- Arolygiaeth Gofal Cymru
- Asiantaethau a Darparwyr Tai
- Cartrefi Gofal Preswyl
- Cwmnïau Gwasanaeth Gofal Cymunedol
- Cynrychiolydd sydd yn actio ar ran unigolyn mewn mater ble nad oes gan y person y gallu i wneud penderfyniadau eu hunain
- Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
- Banciau a Chymdeithas Adeiladu
Caiff gwybodaeth ei rhannu mewn achosion o wir angen, ble gallwn wella ar y gwasanaeth sydd yn cael ei gynnig i’r unigolyn. Ni chaiff y wybodaeth ei rhannu felly oni bai fod angen cyfreithiol i wneud. Ni fyddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth i wlad arall.
Pa mor hir fyddwn yn cadw eich gwybodaeth?
Bydd yr Adran yn cadw eich gwybodaeth yn unol a pholisi’r Adran am wybodaeth sydd yn ymwneud â phlant. Mae gennym restr o gyfnodau cadw ar gyfer gwaith yr Adran. Am wybodaeth bellach cysylltwch â’r Swyddog Gofal Cwsmer os gwelwch yn dda.
Ar ôl y cyfnod cadw fydd eich gwybodaeth yn cael ei waredu’n ddiogel.
Allwch chi weld pa wybodaeth mae’r Adran yn ei gadw amdanoch?
Mae gennych hawl i ofyn pa wybodaeth bersonol mae’r Adran yn ei gadw amdanoch. Mewn rhai amgylchiadau, bydd modd rhyddhau’r holl wybodaeth ond mewn amgylchiadau eraill ni fydd hynny’n bosibl, oherwydd:
- ei fod yn cynnwys gwybodaeth am bobl eraill; neu
- bod gweithiwr proffesiynol yn credu y byddai’n achosi niwed difrifol i les corfforol neu feddyliol yr unigolyn neu rywun arall.
Os na allwn roi mynediad i chi at eich gwybodaeth byddwn yn egluro’r rheswm dros wrthod.
Sut ydw i’n gwneud cais i weld y wybodaeth mae’r Adran yn ei chadw amdanaf?
- Lawrlwythwch y ffurflen gais mynediad i wybodaeth bersonol
- Anfonwch lythyr neu e-bost atom
- Holwch ar lafar
Fel arfer, byddwn yn gofyn i chi ddarparu prawf i brofi pwy ydych.
Unwaith y byddwn wedi derbyn prawf o’ch hunaniaeth, fe wnawn ni wedyn brosesu eich cais mewn 1 mis, neu mae gennym hawl i ymestyn y cyfnod hwn i 2 fis os yw’r cais yn swmpus neu’n gymhleth.
Sut i gysylltu â ni?
Am fwy o wybodaeth, neu os ydych yn dymuno derbyn ffurflen gais ar e-bost neu yn y post, cysylltwch â ni ar y manylion isod:
Swyddog Gofal Cwsmer Plant a Chefnogi Teuluoedd
- Ffôn: 01286 679151
- E-bost: gcgc@gwynedd.llyw.cymru
- Cyfeiriad:Swyddog Gofal Cwsmer, Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd, Cyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, LL55 1SH
Sut i gael mwy o wybodaeth am eich hawliau?
Am fwy o wybodaeth, ewch i’r dudalen Datganiadau Preifatrwydd a Chwcis.
Rhannu eich gwybodaeth gyda Llywodraeth Cymru
Bydd rhywfaint o'r wybodaeth a gedwir amdanoch gan Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd Cyngor Gwynedd yn cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru. Bydd hyn yn helpu i gynnal ymchwil i wella'r gofal a'r cymorth sy'n cael ei ddarparu i chi a phobl eraill yng Nghymru. Bydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu'n gyfreithlon, ac yn cael ei defnyddio gan Lywodraeth Cymru ar gyfer ymchwil i gefnogi busnes swyddogol yn unig.
Pa wybodaeth fydd yn cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru?
Rhywfaint o wybodaeth bersonol amdanoch, fel:
- dyddiad geni
- rhywedd
- grŵp ethnig
- statws anabledd
- gwybodaeth arall am iechyd
- Manylion sylfaenol am y gofal neu'r cymorth a ddarparwyd i chi
- Ni fyddwn yn rhannu eich enw
- Ni fyddwn yn rhannu enwau eich teulu a/neu ofalwyr
- Ni fyddwn yn rhannu eich cyfeiriad
Sut bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio fy ngwybodaeth?
- Er mwyn helpu i gynllunio gwasanaethau i bobl Cymru
- Mesur ansawdd y gwasanaethau sy'n cael eu darparu er mwyn eu gwella
- Helpu i gynnal ymchwil i lesiant pobl – gall hyn gynnwys ei gyfuno â gwybodaeth o fath arall, fel data am iechyd neu addysg
- Ni fydd unrhyw gamau yn cael eu cymryd mewn perthynas â chi'n bersonol
- Ni fydd modd eich adnabod o unrhyw adroddiadau
- Ni fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu na’i chyfuno mewn unrhyw ffordd a allai olygu bod modd eich adnabod
Beth yw fy hawliau o ran defnyddio data amdanaf?
- Hawl i gael eich hysbysu (y rhybudd hwn)
- Hawl i gael mynediad at y data personol sydd gan Lywodraeth Cymru amdanoch chi
- Hawl i gywiro unrhyw wallau yn y data hynny
- Hawl i wrthod neu gyfyngu ar gamau prosesu'r data (mewn amgylchiadau penodol)
- Hawl i ofyn am ddileu eich data (mewn amgylchiadau penodol)
- Hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.
A yw fy ngwybodaeth yn ddiogel?
Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru yn cael ei hanfon a'i storio'n ddiogel. Byddwn yn ei rheoli’n ofalus, er mwyn sicrhau bod yr wybodaeth yn cael ei defnyddio yn y ffyrdd sy'n cael eu nodi yma yn unig.
A yw casglu'r data yn gyfreithlon?
Mae Llywodraeth Cymru yn casglu'r data gan ddefnyddio pwerau sydd wedi'u gosod mewn deddfwriaeth, ac i sicrhau bod modd i ni gyflawni swyddogaethau cyhoeddus a gofynion statudol.
Am ba hyd fyddwch chi'n cadw'r data?
Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw'r data nes pen-blwydd y plentyn/oedolyn yn 25 oed. Bryd hynny bydd y data'n cael eu gwneud yn ddienw, ac yn parhau i gael eu defnyddio at ddibenion ystadegol ac ymchwil yn unig.
Rhagor o wybodaeth
I gael disgrifiad llawn o'r wybodaeth sy'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru; eich hawliau a'r wybodaeth gyfreithiol berthnasol; neu ar gyfer cwynion, ysgrifennwch atom yn y cyfeiriad isod.