Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth

1.         Datganiad Cenhadaeth

Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau er mwyn cynnig profiadau a fydd yn cyfoethogi, ysbrydoli, addysgu yn ogystal â mwynhau.

 

2.         Diffiniad termau

2.1       Cadwedigaeth

Gwarchodaeth oddefol o archif, ble nad oes unrhyw driniaeth gorfforol na chemegol yn cael ei wneud i’r eitem ymhellach na darparu amgylchedd ac amgylchiadau storio diogel.

2.2       Cadwraeth

Gwarchodaeth weithredol o archif, drwy ddefnyddio’r driniaeth gorfforol a chemegol leiaf ymyrrol er mwyn atal dirywiad pellach, na fydd yn cael effaith negyddol ar gyfanrwydd a chywirdeb y gwreiddiol

 

3.         Rhagarweiniad a Chyd-destun

Mae’r Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth yn ddatganiad o’r egwyddorion a’r gweithgareddau sy’n ganllaw i Wasanaeth Archifau Gwynedd.

3.1       Datganiad cenhadaeth cadwedigaeth a chadwraeth

Yn unol â’r datganiad cenhadaeth uchod mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi ymrwymo i anghenion cadwedigaeth a chadwraeth ei gasgliadau.  Mae’r egwyddorion sy’n arwain y gweithgareddau cadwedigaeth a chadwraeth wedi eu nodi yma yn y Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth.

3.2       Pwrpas y polisi

Datgan a chyfathrebu'r egwyddorion sy’n arwain gweithgareddau cadwraeth a chadwedigaeth Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn fewnol ac allanol.

3.3       Egwyddorion y Polisi

Yr egwyddorion hyn ydyw:

  • Cadwedigaeth
  • Cadwraeth
  • Monitro amgylcheddol
  • Storio
  • Rheolaeth pla
  • Cynllunio argyfwng
  • Benthyciadau ac arddangosfeydd
  • Mynediad

3.4       Gweithredu ein hegwyddorion o fewn y gwasanaeth

Mae’r egwyddorion cadwedigaeth a chadwraeth sydd yn arwain Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael eu gweithredu drwy’r gweithgareddau a nodir yn y polisi.  Nodir y gweithgareddau hyn yn adrannau 4-10.

 

4          Cadwedigaeth a Chadwraeth

4.1       Blaenoriaethau ar gyfer Cadwedigaeth a Chadwraeth

Y blaenoriaethau ar gyfer cadwedigaeth a chadwraeth ydi:

  • Galw gan y cyhoedd
  • Arwyddocâd hanesyddol
  • Lefel y difrod sy’n bodoli a’r potensial ar gyfer difrod pellach drwy ymdrin â’r ddogfen a newidiadau cemegol

Gweithredir y rhain drwy:

  • Arolygon
  • Bas data o waith cadwraeth
  • Goruchwyliaeth gan staff

4.2       Cadwedigaeth

Mae cadwraeth ataliol yn digwydd drwy’r gweithgareddau a nodir isod

4.2.1    Trin cywir:

  • Posteri gwybodaeth sy’n nodi sut i ymdrin â dogfennau yn gywir
  • Rheolau’r ystafell ymchwil
  • Goruchwyliaeth a chyngor gan y staff
  • Cyngor i staff ystafell ymchwil gan y Swyddog Cadwraeth ynglŷn ag ymdrin â dogfennau
  • Cymorth trin dogfennau, er enghraifft clustogau neu bwysau

4.2.2    Y defnydd o gopïau cadwraethol:

  • Microffilm
  • Microffish
  • Copïau papur

4.2.3    Storio cywir:

Mae’r cyfleusterau storio yn cydymffurfio â;

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.

4.2.4    Pacio Cywir

Mae pob deunydd pacio yn cyrraedd safon archifyddol.

4.2.5    Derbynodi

Mae pob deunydd sy’n cael ei adneuo gan Wasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei asesu ar gyfer anghenion cadwedigaeth a chadwraeth.

4.3       Cadwraeth

Mae gan Wasanaeth Archifau Gwynedd uned gadwraeth fewnol sydd yn cyflawni gwaith cadwraeth fewnol ar gyfer y gwasanaeth ac ar gyfer sefydliadau neu unigolion allanol.

4.3.1    Safonau Cadwraeth

Mae pob gwaith cadwraeth sydd yn cael ei wneud gan Wasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â :

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.

4.3.2    Canllawiau moesegol

Mae triniaethau cadwraeth sy’n cael eu gweithredu gan Wasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â:

  • Yr egwyddorion a nodir oddi mewn i’r Datganiad o Egwyddorion Cadwriaethol ar gyfer Treftadaeth Ddiwylliannol Cymru
  • The Institute of Conservation (Icon) Professional Standards & Judgement & Ethics 2020.
  • Icon Ethical Guidance 2020.
  • European Confederation of Conservators-Restorers Organisations (ECCO) Code of Ethics 2002
  • Archives and Records Association Best Practice Guideline Preservation and Conservation (2014)

4.3.3    Dogfennaeth

Cwblheir adroddiad cyflwr cyn cychwyn ar unrhyw waith cadwraeth.  Os oes angen unrhyw driniaeth cadwraeth bydd hynny yn cael ei gofnodi yn yr adroddiad cadwraeth.  Gwneir yr ymryrriad lleiaf posib yn ystod unrhyw waith cadwraeth gan gydymffurfio â:

BS EN 16095:2012 Condition recording for movable cultural heritage.

4.3.4    Hyfforddiant

Mynychu digwyddiadau hyfforddiant perthnasol, cyfarfodydd, fforymau a chynadleddau i fod yn ymwybodol o’r datblygiadau diweddaraf ym maes cadwraeth.  Darperir hyfforddiant mewnol ynglŷn â:

  • Ymdrin â dogfennau
  • Glanhau a phacio
  • Adolygu casgliadau
  • Rheolaeth pla
  • Ymateb argyfwng
  • Monitro Amgylcheddol
  • Mae'r swyddog cadwraeth yn aelod Achrededig o Icon (ACR) neu'n gweithio tuag at achrediad. Ar ôl achredu rhaid cwblhau adolygiad CPD bob 2 flynedd i gynnal y statws achredu.
  •  

4.3.5    Technegau Cadwraeth

Mae pob techneg cadwraeth sy’n cael ei ddefnyddio yn cydymffurfio â:

Icon Professional Standards and Judgement & Ethics 2020.

Icon Ethical Guidance 2020.

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.

BS EN 16853:2017 Conservation of cultural heritage. Conservation process. Decision making, planning and implementation.

 

5.         Monitro Amgylcheddol

Mae’r amgylchedd yn yr ystafelloedd diogel yn cael ei fonitro yn ddyddiol drwy ddefnyddio system LoRa sy’n cael ei galibro yn flynyddol.  Mae’r data yn cael ei storio yn ddiogel.

Mae’r amgylchedd yn y storfeydd yn cydymffurfio â:

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.

BS EN 16242:2012 Conservation of cultural heritage – Procedures and instruments for measuring humidity in the air and moisture exchange between air and cultural property.

 

6.         Storio

Mae’r ystafelloedd diogel yn cydymffurfio gyda:

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.


7. Pest Management

7.1       Ataliol

Archwilir pob deunydd newydd am arwyddion pla pan y derbynir aiI drin yn ôl yr angen.

BS EN 16790:2016 Conservation of cultural heritage – Integrated pest management (IPM) for protection of cultural heritage.

 

7.1.1    Rheoli’r amgylchedd

Yn unol a’r safonnau a welir yn BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.

7.1.2    Goruchwyliaeth

Mae pob aelod o staff wedi derbyn hyfforddiant ynglŷn â sut i adnabod olion pla mewn dogfennau ac yn yr amgylchedd.  Defnyddir trapiau pryfaid a cedwir golwg arnynt yn fisol.

7.1.3    Glanhau

Mae’r archifdy yn cael ei lanhau yn ddyddiol.  Mae’r ystafelloedd diogel yn cael eu glanhau mewn patrwm cylchynol gan aelodau staff sydd wedi derbyn hyfforddiant.

 

8.         Cynllunio argyfwng

8.1       Cynllun argyfwng

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cynnal a diweddaru cynllun argyfwng cynhwysfawr sydd yn cael ei weithredu gan aelodau penodedig o’r tîm cynllunio argyfwng

8.2       Hyfforddiant cynllunio argyfwng

Cynhelir hyfforddiant yn flynyddol ynglŷn â gweithredu’r cynllun argyfwng gan staff Gwasanaeth Archifau Gwynedd

8.3       Rhwystro argyfyngau

Mae asesiadau risg yn cael eu cynnal yn flynyddol i leihau'r risg o argyfwng.

Mae gan Wasanaeth Archifau Gwynedd danysgrifiad gyda Harwell Document Restoration Service.

 

9.         Benthyciadau ac Arddangosfeydd

9.1       Allanol

Gellir benthyg eitemau i sefydliadau allanol cyn belled ag y bod y gweithdrefnau cywir yn cael eu dilyn.

9.1.1    Gweithdrefnau

  • Cwblhau adroddiad cyflwr llawn a manwl
  • Cytundeb benthyg

9.1.2    Pacio, ymdrin, cefnogwyr arddangos a monitro hinsawdd

Mae’n rhaid i’r uchod i gyd gydymffurfio â:

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.BS EN 16648:2015 Conservation of cultural heritage – Transport methods.

BS EN 15946:2011 Conservation of cultural heritage – Packing principles for transport.

9.1.3    Cefnogaeth

Gellir cael cyngor ar yr uchod

9.1.4    Yswiriant

Rhaid I’r sefydliad sy’n bwriadu benthyg eitem ddarparu’r ddogfennaeth berthnasol

9.1.5    Atgynhyrchu ar gyfer cyhoeddusrwydd

Asesir ar sail bob cais unigol

9.2       Mewnol

Mae pob arddangosfa sydd yn cael ei gynnal ar y safle yn cydymffurfio â

BS 4971:2017 Conservation and care of archival and library collections.

 

10.       Mynediad

10.1     Copïau cadwraeth

Darperir copïau cadwraeth pan fo perygl fod y gwreiddiol yn cael ei or-ddefnyddio neu ddim yn addas ar gyfer ei ddefnyddio

10.2     Ymdrin a dogfennau gwreiddiol

Rhoddir cyngor i’r ymchwilwyr parthed trin unrhyw ddogfen a darperir cynorthwyon archifyddol

 

11.       Cadwedigaeth Ddigidol

Bydd Polisi a Strategaeth Cadwedigaeth Ddigidol yn cael ei ddatblygu ar y cyd gyda’r Uned Gofnodion.

 

12.       Rolau a chyfrifoldebau

Mae’r gweithgareddau a nodir yn y polisi hwn yn cael gweithredu gan aelodau o staff penodedig.  Mae’r Cynllun Cadwedigaeth a Chadwraeth flynyddol a rhaglen waith blynyddol y swyddog cadwraeth yn sail i’r polisi hwn.