Polisi Mynediad Gwasanaeth Archifai Gwynedd
Datganiad Cenhadaeth
Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau er mwyn cynnig profiadau a fydd yn cyfoethogi, ysbrydoli, addysgu yn ogystal â mwynhau
Amcanion y polisi
Amcan y polisi yw amlinellu sut yr ydym yn cwrdd â chenhadaeth y Gwasanaeth i roi mynediad a hyrwyddo’r defnydd o Archifau.
Statws Statudol a Chyfreithiol y Gwasanaeth
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu yn unol â’r pwerau a roddwyd gan Ddeddfau Llywodraeth Leol 1962 a 1972 yn ogystal ag Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994.
Yn unol â’r cynllun wnaed oddi tan Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 mae’r gwasanaeth wedi trosglwyddo casgliadau a brofwyd i fod yn eiddo i Gonwy gyda chaniatâd eu hadneuwyr. Mae trosglwyddiadau o’r fath yn amodol ar yr egwyddor fod cyfanrwydd y grwpiau archifol yn cael eu cadw cyn belled ag y bo hynny yn ymarferol ac yn bosibl .
Mae swyddfeydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi eu dynodi fel mannau adneuo ar gyfer cofnodion cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor o dan y Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod fel man adneuo gan Gorff Cynrychioladol yr Eglwys yng Nghymru ac fe dderbynnir cofnodion sy’n ymwneud a’r ardal fel ag y diffiniwyd yn ei gytundeb â’r Gwasanaeth.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod gan Feistr y Rholiau fel man adneuo swyddogol ar gyfer cofnodion Maenorol a’r Degwm o dan y Ddeddf Cyfraith Eiddo (Gwelliant), 1924 a’r Ddeddf Degwm, 1936.
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â’r deddfwriaethau archifyddol diweddaraf gan gynnwys:
- Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958
- Deddf Llywodraeth Leol 1962
- Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
- Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018
- Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
- Rheoliadau Amgylcheddol 2004
Mynediad ar safleoedd Archifdai Caernarfon a Meirionydd
Rhoddir mynediad am ddim at y casgliadau yn y ddau safle. Ceir arwyddbyst at y ddau safle a gellir gweld yr oriau agor ar-lein www.gwynedd.llyw.cymru/archifau yn ogystal ag ar du allan i’r adeilad. Y mae’r ddau adeilad yn ogystal â phob man cyhoeddus yn hollol hygyrch ar gyfer pobl ag anableddau.
Wrth gyrraedd
Disgwylir y bydd pob ymchwilydd yn
- Arwyddo'r llyfr ymwelwyr
- Dal tocyn CARN cyfredol, neu’n gwneud cais am docyn gan ddangos tystiolaeth adnabod neu’n cwblhau tocyn ymwelydd dros dro sydd i’w ddefnyddio unwaith yn unig
- Parchu Rheolau’r Ystafell Ymchwil
Staff
Mae’r ystafelloedd ymchwil yn cael ei goruchwylio drwy’r amser gan staff profiadol a gwybodus. Bydd staff yn rhoi cymorth i’r defnyddwyr ynglŷn â sut i ddefnyddio’r mynegai a’r catalogau, yn ogystal â’r cyfarpar sydd ar gael. Byddant hefyd yn cyfeirio defnyddwyr at gasgliadau perthnasol.
Bydd staff yn foneddigaidd a phroffesiynol a byddant yn cynorthwyo ac yn cyfeirio defnyddwyr ond ni fyddant yn ymchwilio ar eu rhan.
Ystafelloedd Ymchwil
I gynorthwyo defnyddwyr i ddod o hyd i ddeunydd sy’n berthnasol i’w hymchwil mae’r ystafelloedd ymchwil yn cynnwys:
- Mynegeion o enwau personol, plwyfi ac enwau lleoedd yn ogystal â phynciau ar gyfer casgliadau sydd wedi eu catalogio
- Copïau caled o gatalogau
- Canllawiau ymchwil printiedig
- Peiriannu microffilm a microffish i weld ffynonellau sydd ar ffilm a ffish
- Cyfrifiaduron gyda mynediad at y we ac at safleoedd gwe hanes teulu am ddim
- Wi-fi am ddim
Defnyddio dogfennau
Disgwylir fod ymchwilwyr yn dilyn rheolau’r ystafell ymchwil. Rhoddir eglurhad o’r rheolau i ddefnyddwyr newydd ac y maent ar gael yn y ddwy ystafell ymchwil ynghyd a phosteri sy’n atgoffa defnyddwyr o sut i drin y dogfennau a’r ystafell ymchwil.
Bydd staff yn goruchwylio'r ffordd y bydd dogfennau yn cael eu trin a byddant y cynnig clustogau llyfrau a phwysau pan fo hynny’n briodol.
Os yw staff yn teimlo fod dogfen yn rhy fregus byddant yn gwrthod rhoi mynediad ato.
Copïo dogfennau
Bydd pob copi yn cael ei wneud gan aelod o staff. Bydd unrhyw ddeddfwriaeth, dymuniad yr adneuwr a chyflwr y ddogfen yn cael eu hystyried cyn i ddogfen gael ei chopïo.
Codir tâl am gopïo a bydd angen cwblhau ffurflen datganiad hawlfraint cyn y gellir darparu copïau. Pe byddai ymchwilydd eisiau atgynhyrchu'r copi bydd rhaid cwblhau ffurflen atgynhyrchu yn ogystal â gwneud taliad pellach. Gellir gweld rhestr o’r ffioedd a’r ffurflenni perthnasol yn y ddwy ystafell ymchwil yn ogystal ag ar-lein.
Cyfyngiadau mynediad
Ceir cyfyngiadau mynediad ar rai dogfennau oherwydd y ffactorau canlynol:
- Cyfyngiadau deddfwriaethol
- Mae’r adneuwr wedi nodi cyfnod cau penodol
- Mae’r ddogfen yn rhy fregus ac yn aros am waith cadwraeth
- Nid yw’r casgliad wedi ei gatalogio
Nodir pob cyfyngiad yn y catalogau
Diogelwch
Mae’r mesuriadau diogelwch canlynol wedi eu rhoi mewn lle er mwyn gwarchod y casgliadau sydd yn ein gofal
- Goruchwyliaeth barhaus yn y ddwy ystafell ymchwil
- Cyfyngu ar nifer y dogfennau a roddir i bob defnyddiwr
- Rheolau’r ystafell ymchwil
- Camerâu Cylch Cyfyng y tu mewn a thu allan i’r adeilad
Mynediad o bell
Ymholiadau
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn ymateb i ymholiadau post, e-bost a ffôn yn unol â pholisi Cyngor Gwynedd:
- Ymateb i ymholiad o fewn 7 diwrnod gwaith
- Os nad yw’n bosib ymateb i ymholiad o fewn 7 diwrnod gwaith, cydnabyddir yr ymholiad a gyrru ymateb llawn o fewn 15 diwrnod gwaith.
- Os nad yw’n bosib gyrru ymateb llawn o fewn 15 diwrnod gwaith, anfonir ymateb yn egluro’r oedi
Bydd staff yn chwilio am ddeunydd perthnasol ynglŷn âg ymholiadau drwy’r mynegeion a’r catalogau, ond ni fyddant yn edrych ar ddeunydd gwreiddiol nac yn ymgymryd â gwaith ymchwil drwy chwilota drwy ddeunydd gwreiddiol ar ran yr ymholydd. Os nad yw’r ymholydd yn gallu ymweld â’r Archifdy cynigir gwasanaeth ymchwil mewnol am ffi. Gellir postio’r ffurflen ymchwil ac mae hefyd ar gael ar-lein.
Gall ymholwyr o bell hefyd archebu copïau drwy ddilyn yr un drefn â’r rhai sydd yn ymweld â’r Archifdy
Safle Gwe
Rhoddir mynediad at gasgliadau drwy safle gwe'r Gwasanaeth sy’n cynnwys rhestr o’r casgliadau a ddelir yn ogystal â chatalogau ar-lein gyda disgrifiadau lefel eitem o ganran o ddaliadau’r Gwasanaeth ac hefyd ar safle we’r Archives Hub.
Gellir cael mynediad at ddeunydd gwreiddiol sy’n ymwneud â’r diwydiant llechi ar y safle Llechwefan www.llechicymru.info
Gwaith Ymgysylltu
Amcan Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw hybu’r casgliadau drwy nifer o ffyrdd
- Sgyrsiau a chyrsiau yn y gymuned
- Sgyrsiau ac ymweliadau grŵp i’r Archifdy
- Sesiynau blasu
- Cyrsiau hanes teulu
- Dyddiau Agored
- Cymryd rhan mewn digwyddiadau cenedlaethol fel yr ymgyrch Archwiliwch Eich Archif; Diwrnod Meddiannu Plant mewn Amgueddfeydd
- Cydweithio gydag adrannau eraill o’r Cyngor e.e. Gwasanaeth Amgueddfeydd, Celfyddydau Cymunedol, Gwasanaeth Twristiaeth
- Gweithio gyda mudiadau treftadaeth leol e.e. Rhwydwaith Cyfuno
- Gweithio gyda chyhoeddwyr a chwmnïau cyfryngau lleol a chenedlaethol
Mae’r Gwasanaeth yn darparu gwasanaeth arbenigol ar gyfer ysgolion drwy ei Wasanaeth Addysg, gweler y polisi Gwasanaeth Addysg.
Ymgynghori a derbyn adborth
Mae’r Gwasanaeth yn croesawu sylwadau ac adborth. Ceir bocs sylwadau yn y ddwy ystafell ymchwil ar gyfer sylwadau cyffredinol yn ogystal â’r slipiau bodlonrwydd cwsmer sy’n cael eu dosbarthu i bob defnyddiwr unigryw.
Mae’r Gwasanaeth yn ymgynghori â’i ddefnyddwyr yn flynyddol naill ai drwy’r Arolygon Ymwelwyr ARA neu drwy ei holiadur ei hun.
Cofnodir unrhyw gwyn ac ymatebir iddynt yn unol â phroses gwynion Cyngor Gwynedd.
Gwerthuso
Gwerthusir mynediad i’r Gwasanaeth drwy:
- cofnodion manwl o ffigyrau ymwelwyr
- holiaduron a slipiau bodlonrwydd
- cymryd rhan yn nangosyddion perfformiad y Gwasanaeth Archifau a’r cynllun gwelliannau
- cofnod manwl o'r nifer o ymholiadau a dderbynir
- cofnod o niferoedd sy’n defnyddio’r catalogau ar-lein