Polisi Rheoli Casgliadau Gwasanaeth Archifau Gwynedd

Datganiad Cenhadaeth

Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau er mwyn cynnig profiadau a fydd yn cyfoethogi, ysbrydoli, addysgu yn ogystal â mwynhau

 

Amcanion y polisi

Amcan y polisi yw cyfleu sut yr ydym yn cydlynu ein dulliau o reoli'r casgliadau sydd yn ein gofal.  Mae’r polisi hefyd yn ceisio mynegi sut y mae ein polisïau i gyd yn cysylltu gyda'i gilydd i gyfleu cysondeb o’r broses dderbynodi hyd at roi mynediad.

 

Statws Statudol a Chyfreithiol y Gwasanaeth

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu yn unol â’r pwerau a roddwyd gan Ddeddfau Llywodraeth Leol 1962 a 1972 yn ogystal âg Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994.

Yn unol â’r cynllun wnaed oddi tan Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 mae’r gwasanaeth wedi trosglwyddo casgliadau a brofwyd i fod yn eiddo i Gonwy gyda chaniatâd eu hadneuwyr.  Mae trosglwyddiadau o’r fath yn amodol ar yr egwyddor fod cyfanrwydd y grwpiau archifol yn cael eu cadw cyn belled ag y bo hynny yn ymarferol ac yn bosibl .

Mae swyddfeydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi eu dynodi fel mannau adneuo ar gyfer cofnodion cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor o dan y Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod fel man adneuo gan Gorff Cynrychioladol yr Eglwys yng Nghymru ac fe dderbynnir cofnodion sy’n ymwneud a’r ardal fel ag y diffiniwyd yn ei gytundeb â’r Gwasanaeth.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod gan Feistr y Rholiau fel man adneuo swyddogol ar gyfer cofnodion Maenorol a’r Degwm o dan y Ddeddf Cyfraith Eiddo (Gwelliant), 1924 a’r Ddeddf Degwm, 1936.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â’r deddfwriaethau archifyddol diweddaraf gan gynnwys:

  • Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958
  • Deddf Llywodraeth Leol 1962
  • Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
  • Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018
  • Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
  • Rheoliadau Amgylcheddol 2004

 

Rheoli Casgliadau

Mae’r polisi hwn yn ddatganiad o’r gydberthynas sydd ym mhob maes o’r Gwasanaeth a adlewyrchir yn ein datganiad cenhadaeth.  Mae hefyd yn cyfleu y dull integredig y rheolir y casgliadau sydd yn ein gofal.

 

Safonau

Mae’r safonau isod yn berthnasol

  • PD5454:2012 Canllaw ar gyfer storio ac arddangos deunydd archifyddol
  • PAS197:2009 Cod ymarfer rheoli casgliadau diwylliannol
  • PAS198:2012 Manylion ar gyfer rheoli amodau amgylcheddol ar gyfer casgliadau diwylliannol
  • BS49721:2002 Trwsio a phrosesau eraill perthnasol ar gyfer cadwraeth dogfennau

Mae’r ddeddfwriaeth archifyddol addas a nodwyd uchod hefyd yn berthnasol fel y mae’r safonau proffesiynol a moesol:

  • ISAD (G) 2000
  • ISAAR (CPF) 2004
  • Cod Ymddygiad Cymdeithas Archifau a Chofnodion (DU ac Iwerddon)
  • Safon Grŵp Safonau Gwasanaethau Cyhoeddus ar gyfer Mynediad at Archifau 2008

 

Cydberthnasedd

Adneuo - Derbynnir adneuonyn oddefol, drwy groniadau arferol, gofynion cyfreithiol yn ogystal â chysylltu gydag unigolion, sefydliadau a chymunedau amrywiol.  Mae arfarniad o’r casgliadau wedi nodi bylchau, a bydd y gwasanaeth yn ymgeisio i chwilio am gasgliadau a gwybodaeth yn y meysydd arbennig hyn.

Derbyniadau - Asesir derbyniadauar gyfer anghenion cadwedigaeth a chadwraeth yn ystod y broses dderbynodi ac fe nodir eu lefel blaenoriaeth ar gyfer catalogio.  Catalogir y mân dderbyniadau ar ôl iddynt gael eu derbyn ac mae casgliadau mwy yn cael eu hasesu yn unol ag ôl-groniad y Gwasanaeth.

Catalogio - Gwneir y gwaith catalogio gan yr Archifydd yn unol â’r Polisi Gwybodaeth Casgliadau.  Rheolir casgliadau nad ydynt wedi eu catalogio drwy’r Rhestr Ôl-groniad Casgliadau ac fe roddir blaenoriaeth iddynt yn unol â lefel y galw, y defnydd disgwyliedig a maint y casgliad.

Cadwedigaeth a chadwraeth - Trefnir cadwedigaeth a chadwraeth y casgliadau yn unol â’r Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth yn ogystal âg arweiniad perthnasol.  Trefnir y blaenoriaethau ar gyfer gwaith cadwraeth yn unol â lefel y galw, y defnydd disgwyliedig a maint y casgliad.

Cadwedigaeth Cofnodion Digidol - Bydd cofnodion digidol yn cael eu rheoli drwy gofnodi'r wybodaeth sy’n ofynnol i sicrhau eu cadwedigaeth.  Nid yw’r Gwasanaeth wedi derbyn cofnodion ddigidol-anedig ar hyn o bryd, ond cynhelir perthynas dda gyda swyddogion TG er mwyn cefnogi adneuon y dyfodol.  Bydd Polisi a Strategaeth Cadwedigaeth Ddigidol ar wahân yn cael ei ddatblygu ar y cyd gyda’r Uned Gofnodion.

Mynediad - Rhoddir mynediad at dreftadaeth archifyddol y Sir yn unol â’n Polisi Mynediad a drwy gydymffurfio â’r safonau a deddfwriaethau perthnasol.

Cynllun Argyfwng - Rheolir a chynllunnir ar gyfer pob argyfwng drwy’r cynllun argyfwng sy’n nodi strategaethau a pholisïau ar gyfer delio â bygythiadau i’r casgliadau.